Organizery na dokumenty - systemy do sortowania i archiwizacji

System archiwizacji dokumentów jest bardzo ważną kwestią organizacji biura, zwłaszcza w przypadku kontroli skarbowej lub bilansu rocznego. Przemyślana logistyka informacji ma decydujące znaczenie, aby praca przebiegała bez zakłóceń. Organizery na dokumenty są jednym z najbardziej odpowiednich systemów archiwizacji dokumentów w biurze.

Organizery na dokumenty – dlaczego porządek w biurze jest tak ważny?

Mimo ery cyfryzacji, w biurze nadal wykorzystuje się ogromne ilości papieru, który ani trochę nie stracił na znaczeniu jako nośnik informacji. Papier ten w postaci akt, dokumentów, formularzy zamówienia itp. musi być odpowiednio przechowywany, np.: w organizerach na dokumenty.

Systemy porządkowania, oparte na zasadzie sortowania, stanowią najważniejszy warunek perfekcyjnej organizacji procesów biurowych. Wszystkie istotne dokumenty znajdują się zawsze w odpowiednim miejscu – w organizerze na dokumenty. Osoby odpowiedzialne mają wgląd w realizowane zadania i zlecenia oraz mogą według nich opracowywać plany tygodniowe, które z kolei są natychmiast widoczne dla wszystkich zainteresowanych pracowników.

W jakim celu stosuje się organizery na dokumenty?

W kaiserkraft można znaleźć skrojone na miarę pakiety rozwiązań do biura, a także systemy porządkowania do magazynu, warsztatu czy hali produkcyjnej. Systemy te można wykorzystywać w elastyczny sposób w zależności od potrzeb – nawet gdy dane produkty wydają się przynależeć do określonego otoczenia:

Organizery na dokumenty i planery ścienne służą do planowania i przekazywania informacji w przypadku zadań i zleceń w trakcie realizacji. Przykładowo sortuje się na nich opisy zadań lub listy zamówień według pracownika i dnia tygodnia – porządkując je w ten sposób jednocześnie na kilku płaszczyznach.

Zbiorcze skrzynki na listy zapewniają oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba dostarczać listów ani paczek bezpośrednio do odbiorcy, natomiast stacje porządkowe i sortowania do biura lub warsztatu zapobiegają chaosowi wśród drobnych przedmiotów. Typowe informacje biurowe najlepiej uporządkować w szufladach na dokumenty oraz regałach na dokumenty, które zapewniają łatwy i bezpośredni dostęp do przechowywanych akt.

Dobrze zorganizowane biuro dzięki organizerom na dokumenty

Systemy porządkowania i system organizacji biura są ważne nie tylko z perspektywy funkcjonowania całej firmy, ale również z punktu widzenia pojedynczego pracownika. Odpowiednia organizacja, powinna zacząć się właśnie od jego biurka. Organizery na dokumenty, półki do sortowania i szuflady na dokumenty są niezbędne w celu samodzielnej organizacji zadań.

W wielu biurach systemy sortowania i archiwizacji stanowią dojrzałą strukturę, która jako swoisty know-how przekazywana jest dalej. Problemy pojawiają się wówczas, gdy nastąpi przerwa w przekazie tej wiedzy między pierwotnymi a nowymi pracownikami. Dlatego też wszystkie organizery na dokumenty należy zawsze wyraźnie opisać – a w celu zapewnienia lepszej przejrzystości – zastosować dodatkowo etykiety, kody kolorystyczne dla dokumentów lub określonych oddziałów i pracowników.

W razie pytań dotyczących wyboru odpowiednich organizerów na dokumenty, zapraszamy do kontaktu!

eurokraft pro Systemy do sortowania i archiwizacji dokumentów