Organizery na dokumenty - systemy do sortowania i archiwizacji

System archiwizacji dokumentów jest bardzo wazna kwestia organizacji biura, zwlaszcza w przypadku kontroli skarbowej lub bilansu rocznego. Przemyslana logistyka informacji ma decydujace znaczenie, aby praca przebiegala bez zaklócen. Organizery na dokumenty sa jednym z najbardziej odpowiednich systemów archiwizacji dokumentów w biurze.

Organizery na dokumenty – dlaczego porzadek w biurze jest tak wazny?

Mimo ery cyfryzacji, w biurze nadal wykorzystuje sie ogromne ilosci papieru, który ani troche nie stracil na znaczeniu jako nosnik informacji. Papier ten w postaci akt, dokumentów, formularzy zamówienia itp. musi byc odpowiednio przechowywany, np.: w organizerach na dokumenty.

Systemy porzadkowania, oparte na zasadzie sortowania, stanowia najwazniejszy warunek perfekcyjnej organizacji procesów biurowych. Wszystkie istotne dokumenty znajduja sie zawsze w odpowiednim miejscu – w organizerze na dokumenty. Osoby odpowiedzialne maja wglad w realizowane zadania i zlecenia oraz moga wedlug nich opracowywac plany tygodniowe, które z kolei sa natychmiast widoczne dla wszystkich zainteresowanych pracowników.

W jakim celu stosuje sie organizery na dokumenty?

W {cms.var.company_name} mozna znalezc skrojone na miare pakiety rozwiazan do biura, a takze systemy porzadkowania do magazynu, warsztatu czy hali produkcyjnej. Systemy te mozna wykorzystywac w elastyczny sposób w zaleznosci od potrzeb – nawet gdy dane produkty wydaja sie przynalezec do okreslonego otoczenia:

Organizery na dokumenty i planery scienne sluza do planowania i przekazywania informacji w przypadku zadan i zlecen w trakcie realizacji. Przykladowo sortuje sie na nich opisy zadan lub listy zamówien wedlug pracownika i dnia tygodnia – porzadkujac je w ten sposób jednoczesnie na kilku plaszczyznach.

Zbiorcze skrzynki na listy zapewniaja oszczednosc czasu, poniewaz nie trzeba dostarczac listów ani paczek bezposrednio do odbiorcy, natomiast stacje porzadkowe i sortowania do biura lub warsztatu zapobiegaja chaosowi wsród drobnych przedmiotów.
Typowe informacje biurowe najlepiej uporzadkowac w szufladach na dokumenty oraz regalach na dokumenty, które zapewniaja latwy i bezposredni dostep do przechowywanych akt.

Dobrze zorganizowane biuro dzieki organizerom na dokumenty

Systemy porzadkowania i system organizacji biura sa wazne nie tylko z perspektywy funkcjonowania calej firmy, ale równiez z punktu widzenia pojedynczego pracownika. Odpowiednia organizacja, powinna zaczac sie wlasnie od jego biurka. Organizery na dokumenty, pólki do sortowania i szuflady na dokumenty sa niezbedne w celu samodzielnej organizacji zadan.

W wielu biurach systemy sortowania i archiwizacji stanowia dojrzala strukture, która jako swoisty know-how przekazywana jest dalej. Problemy pojawiaja sie wówczas, gdy nastapi przerwa w przekazie tej wiedzy miedzy pierwotnymi a nowymi pracownikami. Dlatego tez wszystkie organizery na dokumenty nalezy zawsze wyraznie opisac – a w celu zapewnienia lepszej przejrzystosci – zastosowac dodatkowo etykiety, kody kolorystyczne dla dokumentów lub okreslonych oddzialów i pracowników.

W razie pytan dotyczacych wyboru odpowiednich organizerów na dokumenty, zapraszamy do kontaktu!

Paperflow Systemy do sortowania i archiwizacji dokumentów