Udana praca zespołowa
Łatwiej powiedzieć, niż zrobić?
Już w czasach szkolnych można było wyróżnić dwa rodzaje uczniów. Tych, których oczy błyszczały na samą myśl o „pracy w grupie“, i tych, którzy woleli pracować w samotności, nie poświęcając wiele czasu na dyskusje. W życiu zawodowym występuje duże zapotrzebowanie na osoby należące do pierwszej grupy, czyli „graczy zespołowych“.
Wielu menedżerów wie jednak, że w praktyce praca zespołowa nie zawsze przebiega tak sprawnie, jak się tego oczekuje. W tym artykule przyglądamy się kilku kluczowym zagadnieniom dotyczącym pracy zespołowej.
Co dokładnie oznacza praca zespołowa i umiejętność pracy w zespole? Jakie są poszczególne role zespołowe? Jak kadra kierownicza tworzy odpowiednie warunki do dobrej pracy zespołowej i jakie są częste problemy związane z takim sposobem pracy?
Kiedy mówimy o pracy zespołowej?
Pojęcia praca zespołowa i umiejętności pracy w zespole są dziś bardzo często używane. Aby zrozumieć, w jaki sposób można najlepiej osiągnąć cel, jakim jest udana współpraca, konieczne jest rozgraniczenie tych pojęć.
Praca zespołowa
O pracy zespołowej czy pracy w zespole mówi się wtedy, gdy grupa ludzi współpracuje ze sobą, by osiągnąć wspólny cel. Na drodze do niego każdy członek zespołu podejmuje się innego zadania. Wszyscy uczestnicy wnoszą więc istotny wkład w osiągnięcie wspólnego celu. Rozdzielaniem poszczególnych zadań i koordynacją całego procesu zajmuje się lider zespołu.
Umiejętność pracy w zespole
Umiejętności miękkie, których członek zespołu potrzebuje, aby z powodzeniem zrealizować wspólne zadanie, nazywane są umiejętnością pracy w zespole. Gracz zespołowy potrafi zatem wnieść cenny wkład w realizację zadania, nie przyjmując przy tym roli koordynatora i nie podporządkowując się innym członkom.
Pracę zespołową często wykorzystuje się w ograniczonych czasowo projektach, w których współpracują ze sobą pracownicy z różnych działów lub dyscyplin. Praca zespołowa jest jednak ważna także dla osiągnięcia optymalnych wyników w codziennych zadaniach wykonywanych w ramach tego samego działu.
To, czy współpraca między pracownikami będzie udana, zależy nie tylko od samych członków zespołu – zależy również od tego, jak dobrze poradzą sobie Państwo w roli lidera zespołu. Poniżej piszemy o częstych wyzwaniach, jakie stoją przed kadrą kierowniczą w związku z tym zadaniem.
Czy dobra praca zespołowa jest w ogóle możliwa?
Znaną wskazówką dotyczącą pisania listów motywacyjnych jest przedstawienie się jako „gracz zespołowy“. W końcu kadra kierownicza, decydując, czy dany kandydat pasuje do zespołu, musi polegać również na pierwszym wrażeniu.
Jednak nawet gdy pracownicy już się dobrze znają, zorientowana na cel praca zespołowa jest często trudniejsza, niż się spodziewamy. Dlaczego?
4 powszechne błędne przekonania na drodze do udanej pracy zespołowej
1. Grupa równa się zespół
Nie każda grupa ludzi jest zespołem. Zespół odznacza się odpowiedzialnością zbiorową i jasno określonymi stanowiskami, zasadami i obowiązkami. Z kolei grupa to zaledwie luźno powiązane ze sobą osoby.
2. Możliwe jest szybkie tworzenie zespołów
Prawdziwie wydajne zespoły rzadko mogą powstać w okamgnieniu. Zespół – niezależnie od tego, jak dobrze znają się już jego członkowie – musi najpierw wyłonić się poprzez proces rozwoju zespołu. Ten proces uczenia się powinien być inicjowany przez kadrę kierowniczą i rozwijany w formie warsztatów lub zajęć poza pracą.
3. Praca zespołowa powinna funkcjonować nawet bez lidera zespołu
Lider zespołu nie powinien być wzywany do każdego problemu? Czasem zespół musi umieć się samodzielnie zorganizować? Te stwierdzenia nie odnoszą się do sposobu pracy w zespole.
Aby zespół mógł optymalnie funkcjonować, potrzebuje kompetentnego lidera zespołu, który koordynuje przebieg pracy. Istnieją jednak inne formy pracy, takie jak współpraca, które są bardziej nastawione na samoorganizację.
4. Praca zespołowa jest zawsze lepszym rozwiązaniem
Współpracownicy, którzy z powodzeniem pracują nad jakimś projektem, dzielą się między sobą zdobytym doświadczeniem i podają sobie pomocną dłoń. Czy nie jest to coś, o co powinien zabiegać każdy menedżer?
Założenie, że struktury zespołowe są odpowiednie do każdego zadania, jest jednak fałszywe. Zwłaszcza jeśli nie podjęto jeszcze działań na rzecz budowania zespołu; pracownicy często tracą wówczas więcej czasu na bezproduktywną współpracę, zamiast poświęcić go na pracę indywidualną.
Biorąc pod uwagę te przeszkody, nie dziwi fakt, że zdaniem wielu menedżerów produktywna praca zespołowa jest nierealna. Wystarczy jednak trochę przygotowań, by móc stworzyć wysoko wydajny zespół. W kolejnym rozdziale prezentujemy korzyści, jakie dobra praca zespołowa może przynieść Państwa firmie.
Czy wciąż brakuje Państwu odpowiednich produktów na kolejne spotkanie zespołu?
Praca zespołowa jako czynnik sukcesu: korzyści dla Państwa i dla firmy
Być może Państwa dział oszczędza więcej czasu i zasobów, gdy każdy pracownik wykonuje swoją pracę w pojedynkę? Skutecznej pracy zespołowej i kompetentnego kierowania zespołem trzeba się bowiem nauczyć, a zatem początki wymagają procesu uczenia się. Wystarczy jednak raz opanować tę sztukę, a dobrze funkcjonujące struktury zespołowe przyniosą pozytywne efekty w firmie:
- Większe kompetencje społeczne pracowników dzięki poprawie kultury rozwiązywania problemów i komunikacji
- Podniesienie kompetencji przywódczych kadry kierowniczej
- Optymalizacja wyników dzięki efektowi zbiorowego uczenia się i zwiększonemu poczuciu odpowiedzialności
- Większa lojalność pracowników dzięki silniejszej więzi społecznej
- Lepsze przygotowanie do cyfrowej przyszłości, w której coraz ważniejsze staje się nawiązywanie kontaktów i praca w globalnych zespołach
Jakie są najlepsze sposoby osiągnięcia takich korzyści dla firmy? W pierwszym kroku należy dokładne przyjrzeć się, kim są Państwa pracownicy.
Właściwy skład: rodzaje osób w zespole
O tym, czy ktoś dobrze pracuje w zespole, często decyduje stopień pewności siebie takiej osoby. Ani zespół, który składa się tylko z samotników, ani taki, który składa się tylko z talentów komunikacyjnych, nie osiągnie jednak swojego celu – potrzebna jest właściwa mieszanka.
W latach 70. XX w. psycholog Meredith Belbin badał kwestię, w jakim stopniu sukces zespołu zależy od jego składu. Wynikiem jego badań było wyróżnienie dziewięciu ról zespołowych, które powinny być obecne w wydajnym zespole:
Role zadaniowe
- Lokomotywa: proaktywny, pokonuje przeszkody
- Perfekcjonista: sumienny, dba o optymalne wyniki
- Implementer: organizuje, realizuje plany
Role socjalne
- Koordynator: komunikatywny, kieruje zespołem
- Dusza zespołu: dyplomatyczny, łagodzi konflikty
- Poszukiwacz źródeł: entuzjastyczny, nawiązuje kontakty
Role intelektualne
- Specjalista: zaangażowany, wnosi wiedzę specjalistyczną
- Kreator: kreatywny, proponuje nowe pomysły
- Ewaluator: analityczny, sprawdza wykonalność
Taki podział na kategorie pomaga określić poszczególne mocne strony pracowników. Nie należy jednak lekceważyć cech indywidualnych. Na przykład warto wziąć pod uwagę sytuację osobistą i stabilność emocjonalną danej osoby. Decydujące może być również to, czy pracownik ma pozytywne czy negatywne nastawienie.
5 wskazówek: skuteczna praca w zespole
Podsumowując, poniżej przedstawiamy pięć praktycznych wskazówek, które pomogą zrealizować kolejny zwycięski projekt zespołowy:
Praca zespołowa wskazana jest tylko w określonych sytuacjach
Praca zespołowa to dobry wybór, gdy zadanie jest zbyt duże i złożone i przerasta możliwości jednej osoby. Struktury zespołowe są odpowiednie również w przypadku zadań, które wymagają interakcji (między dyscyplinami lub działami).
Należy inwestować w działania związane z budowaniem zespołu
Możliwości wzmocnienia zespołu są różne – od dużych imprez po małe przedsięwzięcia:
- Profesjonalnie zorganizowane działania promujące spójność i trenujące dynamikę zespołu (np. całodniowe lub kilkudniowe warsztaty z budowania zespołu)
- Wspólny udział w projekcie charytatywnym
- Wspólne spędzanie przerwy obiadowej lub czasu po pracy
Należy przemyśleć właściwy skład zespołu
Odpowiednia mieszanka osób i ich interakcje decydują o sukcesie projektu zespołowego:
- Trzeba zastanowić się, który pracownik najlepiej nadaje się do danego zadania
- Trzeba dokonać przeglądu różnych rodzajów osób i docenić mocne strony każdej roli
Należy zapewnić odpowiednie warunki
Trzeba ustalić pewne zasady wspólnej pracy. W tym celu należy:
- Określić jasny cel grupy
- Podzielić sprawiedliwie poszczególne zadania
- Ustalić kilka zasad grupowych dotyczących sposobu odnoszenia się do siebie (np. szacunek, uprzejmość)
- Ustalić ważne daty dotyczące przebiegu pracy (np. terminy realizacji poszczególnych projektów i momenty przekazywania informacji zwrotnych)
Należy przyjąć rolę lidera zespołu
Sukces zespołu zależy od tego, jak dobrze jest on prowadzony przez lidera zespołu. Jako lider zespołu powinni Państwo zatem:
- Występować jako mediator w przypadku trudności lub konfliktów
- Wspierać osoby o słabych wynikach, hamować osobniki alfa
- Zapobiegać tworzeniu mniejszych grup w ramach zespołu
- Chwalić lub nagradzać sukcesy i oceniać porażki razem z zespołem
- Kierować projektem we właściwym kierunku i nigdy nie tracić z oczu tego, co istotne
Zachęcamy do kontaktu!
W razie dodatkowych pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji