e-Procurement

Tu materiały biurowe, tam nowe krzesła i biurka, gdzie indziej wózek montażowy… Wiele osób nawet nie wie, że takie “zakupy za rogiem” mogą zaszkodzić wynikowi firmy z uwagi na wysokie koszty procesu zakupowego, które nie są znane osobom dokonującym tego typu szybkich i tylko z pozoru tanich zakupów.

Wraz z wprowadzeniem e-Procurement kończy się jednak tzw. Maverick Buying (niekontrolowane zakupy), sprawiając że potrzebne materiały mogą być zamówione tylko u kwalifikowanych dostawców na z góry ustalonych warunkach.

Po prostu zamawiasz online lub w swoim wewnętrznym systemie zamówień – ze standardowego, przetestowanego katalogu na uzgodnionych warunkach. Proces zamawiania jest całkowicie zautomatyzowany.

Kiedy to się opłaca? Przy dużej liczbie małych pojedynczych zamówień.

Koszty procesu zamawiania tzw. produktów kategorii C, głównie o niskiej wartości, są często znacznie wyższe niż cena zakupu. Ze względu na niską cenę zakupu dotyczy to przede wszystkim materiałów nieprodukcyjnych.

Dzięki uproszczonym procesom można poświęcić więcej czasu na ważniejsze projekty, takie jak wybór i ocena dostawców lub negocjowanie ofert i umów ramowych.

Zwiększa to wybór produktów, a także zapewnia lepszą koordynację i jakość zamówień.

Poszczególne etapy zakupów stają się przejrzyste i zrozumiałe. Od razu widać, kto zamówił które produkty i złożył zamówienie.

Ponadto ważne informacje, takie jak wymagania lub akceptacje, są automatycznie archiwizowane. Dokumentacja elektroniczna ułatwia kontrolę całego procesu zamawiania.

Łatwo jest włączyć KAISER+KRAFT do istniejącego systemu e-Procurement i korzystać z zalet tego systemu. Z reguły postępujemy następująco:

Analiza stanu obecnego 

Najpierw analizujemy, jak przebiega proces zamawiania w Państwa firmie. Na tej podstawie możemy określić, które funkcje rozwiązania e-Procurement są rzeczywiście potrzebne.

Ustalenie asortymentu

W drugim kroku określamy strukturę asortymentu:

– Rozmieszczenie zamówionych produktów na interfejsie użytkownika systemu eProcurement

– Wybór i budowa asortymentu oraz połączenie Twoich dostawców

– Twoi pracownicy mają dostęp do wszystkich asortymentów i tego samego interfejsu użytkownika. Tutaj ustalasz, który dział lub pracownik otrzymuje prawa dostępu i zamówienia.

Indywidualna adaptacja

Nie trzeba dodawać, że Twoje szczególne wymagania i życzenia są brane pod uwagę przy dostarczaniu rozwiązania.

Pomożemy również w wdrożeniu rozwiązania, aby można było rozpocząć bezzwłocznie nowe, bardziej wydajne i tańsze zamówienia. Nawet po integracji jesteśmy zawsze dla Ciebie z kompetentną radą i wsparciem technicznym.

Są 3 możliwości:

1) Mogą Państwo pobrać dane z chmury KAISER+KRAFT.
2) Załadowujemy katalog danych u Państwa integratora systemowego (providera).
3) Importują Państwo dane przez www.kaiserkraft.pl do Państwa systemu.

Tak, oczywiście. Jeśli to konieczne, wiele zdjęć na produkt. Oprócz standardowych rozmiarów 180 x 240 pikseli, dostępnych jest również wiele różnych formatów.

W procesie zamawiania ta procedura jest szczególnym przypadkiem w przypadku zdecentralizowanych zamówień zakupu, czyli w przypadku zamówień, które nie są realizowane za pośrednictwem zakupów centralnych.

Zasadniczo proces niekontrolowanych zakupów – Maverick Buying – powinien być zablokowany. Ważne jest jednak, aby nie utrudniać procesu zamawiania ze względu na niepotrzebne wymagania dotyczące zatwierdzenia. 

W przypadku uprawnień przypisanych do konkretnej osoby, zakres produktów jest zdefiniowany z góry dla odpowiednich pracowników.  Jeśli produkt nie jest wstępnie wybrany, wymagana jest akceptacja. Jest to przydatne w przypadku złożonych, niebezpiecznych lub bardzo drogich towarów.

Akceptacja związana z zamówieniem może zależeć od wartości zamówienia – najważniejszymi wariantami są tutaj limity wartości i budżety. W procedurze limitu wartości ustalany jest limit dla poszczególnych pozycji i / lub całego zamówienia. Jeśli limit zostanie przekroczony, zamówienie musi zostać zatwierdzone.

Procedura budżetowa jest jeszcze inna: Klient otrzymuje budżet na określony czas, z którego wszystkie zamówienia złożone w tym okresie zostaną odjęte. Jeśli budżet zostanie wykorzystany, wszystkie pozostałe zamówienia muszą zostać zatwierdzone.

U nas możesz również ustawić niestandardowe procedury zatwierdzania w zależności od potrzeb biznesowych, realizując w ten sposób całkowicie zautomatyzowany proces zamawiania.

Po prostu: system płatności za swoje zamówienia. Aby to zrobić, nasz system najpierw zbiera wszystkie dane z zamówień i zaksięgowanych potwierdzeń dostawy zamówionych towarów.

System e-Procurement porównuje następnie, czy zamówienia rzeczywiście dotarły do Twojej firmy.

Następnie dla dostawcy zostaje automatycznie wygenerowana nota kredytowa, która nie tylko pokazuje łączną kwotę należną do zapłaty, ale także przypisuje wszystkie zamówienia do działów Twojej firmy.

Ta nota kredytowa zostanie następnie przekazana do twojego systemu ERP i wysłana do twojego działu księgowości w celu uregulowania płatności.

Metoda ma tę zaletę, że proces zamawiania jest przejrzysty. Status można sprawdzić w dowolnym momencie dla obu stron, odchylenia ilościowe i cenowe są wykluczone, a towar dostarczony zostaje zaksięgowany. Skomplikowane audyty i rezerwy są eliminowane, wszystkie dane są dostępne w formie elektronicznej i przekazywane do systemu za pośrednictwem interfejsu. 

Rozwiązanie to nie jest obecnie popularne w polskim systemie rozliczania dostaw zakupów materiałów nieprodukcyjnych, tym niemniej jest dostępne w naszej ofercie.