Wstecz
Poradnik zakupowy Biuro

"Zwinne" metody pracy w biurze: podejmowanie trafniejszych decyzji zapewniających pomyślną przyszłość

W magazynie, w obszarze produkcji i rozwoju lub w dziedzinie zarządzania klientami: nigdy wcześniej szybkie podejmowanie właściwych decyzji nie było tak istotne. Organizując spotkania, procesy i wyposażenie zakładu według zasad zwinnej pracy (ang. Agile Work), stają się Państwo liderem wyścigu, w którym stawką są klienci, innowacje i zrównoważony rozwój.

Poradnik dotyczący zwinnych metodyk pracy w biurze (podejście Agile) wt$

Niepewność jako zasada organizacji: czemu ma służyć podejście Agile w biurze?

Zwinna praca (Agile Work) oraz pojęcia takie jak Scrum są na ustach wszystkich. Postępująca cyfryzacja diametralnie zmieniła bowiem dobrze znane sposoby pracy i struktury przedsiębiorstw – w każdej branży, w każdej formie działalności.

Podczas gdy wcześniej przeważały długie czasy realizacji projektów, przewidywalne lata obrotowe i jasno rozgraniczone procesy, dziś świat biznesu musi mierzyć się z niepewnością, coraz krótszymi cyklami rozwoju i produktów, wyższymi wymaganiami zainteresowanych stron, a także z nieustanną komunikacją i równoczesnością procesów, które są immanentną cechą gospodarki cyfrowej.

Z uwagi na powyższe tradycyjne procesy projektowe i robocze już rzadko kiedy są zwiastunem sukcesu. Jako pierwsza do wniosków tych doszła branża rozwoju oprogramowania. Za pomocą metody Scrum sformułowano wówczas proces zwinnego rozwoju produktów, który wykorzystano w szerszym zakresie jako wzór dla każdej struktury przedsiębiorstwa i dla wszystkich procesów projektowych.

Firmy stosujące podejście Agile, inaczej zwinne firmy, wyróżniają się dużą elastycznością oraz planowaniem w sieciach:

  • liczne kroki projektowe opracowywane są jednocześnie w zespołach/podgrupach, a plan przebiegu projektu jest stale dopasowywany do potrzeb;
  • członkowie projektu przyjmują w interdyscyplinarnych zespołach różnorodne role i mogą w elastyczny sposób przejmować poszczególne zadania;
  • dzięki jasno zdefiniowanym (pod względem merytorycznym i czasowym) zadaniom cząstkowym, których wynik nie jest jednak określony, ogranicza się do minimum czasowe ramy realizacji projektów i zadań, a jednocześnie podnosi jakość wyników;
  • przewiduje się zmiany, niespodziewane sytuacje lub nowe dane wejściowe, co pozwala na elastyczną i przejrzystą reakcję;
  • stała komunikacja ze wszystkimi uczestnikami i klientami zapobiega nieprawidłowościom lub błędnym założeniom.

Aby sprostać wszystkim tym wymogom, tradycyjne struktury biurowe ze stałymi miejscami pracy, indywidualnymi biurami i przestarzałą technologią prezentacji są zupełnie nieodpowiednie. Bowiem tylko wówczas, gdy wszyscy uczestnicy procesu uzyskują na bieżąco najnowsze informacje, pojedyncze czynniki stanowiące o zwinnej firmie mogą ze sobą współgrać. Dlatego też w biurze, w którym wykorzystuje się podejście Agile, niezbędne jest zapewnienie elementów wspierających stosowanie zasad metodologii Scrum i Agile:

  • otwarty i elastyczny plan pomieszczenia na potrzeby spotkań zespołów projektowych i szybszej komunikacji;
  • pomoce do wizualizacji i prezentacji w każdym miejscu spotkań;
  • różne miejsca spotkań na potrzeby formalnej i nieformalnej komunikacji (sala konferencyjna, kontuar);
  • różnorodna oferta stanowisk pracy (biurko, hol, stojące stanowisko pracy) do różnorodnych kroków roboczych;
  • optymalne połączenie analogowych i cyfrowych pomocy do wizualizacji i prezentacji.

Scrum w biurze stosującym podejście Agile: mniej spotkań, lepsze wyniki

Podstawą sukcesu koncepcji Scrum jest przekonanie, że pomyślnej realizacji projektu nie można od początku sztywno zaplanować. Opracowuje się raczej wizję wyniku w oparciu o konsekwentną analizę potrzeb klienta.

Wizja ta, która ma odzwierciedlenie w nadrzędnym planie (tzw. Backlog Produktu), jest w trakcie rozwoju stale dopasowywana do rzeczywistej sytuacji, z uwzględnieniem wyników tymczasowych i szczegółowych rozważań lub kroków projektowych (Sprint Backlog, tj. rejestr sprintu).

Poradnik dotyczący zwinnych metodyk pracy w biurze (podejście Agile) wt$

Innymi słowy: bardzo złożone projekty nie stają się wprawdzie mniej złożone, jednak dzięki podziałowi na cząstkowe kroki, a także dzięki jasnemu przydziałowi ról i odpowiednim technikom dokumentacji i wizualizacji są one wymierne i wykonalne.

Kluczowym elementem metody Scrum są spotkania noszące nazwę czterech wydarzeń, podczas których członkowie zespołu Scrum dzielą się z kolegami i innymi ważnymi uczestnikami swoją pracą i wynikami. Spotkania te wyróżniają się znacznym stopniem sformalizowania:

  • każde wydarzenie ma dokładny temat i odpowiednio do tego dokładnie ustaloną treść;
  • każde wydarzenie koncentruje się wyłącznie na danym temacie;
  • na każde wydarzenie obowiązuje nieprzekraczalny limit czasu;
  • każde wydarzenie jest na stałe wpisane w harmonogram projektu.

Jakkolwiek prosto brzmiałyby te reguły, są one prawdziwą rewolucją w porównaniu z typową kulturą spotkań. Dlatego też już na początkowym etapie kształtowania zwinnej organizacji niezbędny jest silny moderator i coach, który pokieruje fazą przejściową. W Scrum rolę tę pełni Scrum Master.

Jest on nie tylko odpowiedzialny za sprawny przebieg procesów, lecz dopilnowuje także, aby spełnione zostały niezbędne warunki ramowe dla wspomnianych czterech różnych rodzajów spotkań. Dotyczy to również wyposażenia biura.

Wyposażenie biura na potrzeby zwinnej pracy: cztery scenariusze, cztery różne wymagania względem wyposażenia

Nawet jeśli cztery rodzaje spotkań wg Scrum stanowią jedynie wycinek zwinnych sposobów pracy, stanowią one doskonały przykład, jak zdefiniowane warunki ramowe, wyposażenie i proces podejmowania decyzji współdziałają ze sobą w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Podczas Sprint Planning (planowania sprintu) ustala się cele i zadania (tasks) kolejnej cząstki projektu (sprintu). To spotkanie, w którym uczestniczą wszystkie role w ramach Scrum (podmiot decydujący, tj. Product Master, zespół i Scrum Master), trwa maksymalnie dwie godziny na tydzień sprintu i powinno odbywać się w optymalnie wyposażonym pomieszczeniu projektowym, które oferuje odpowiednio dużą powierzchnię roboczą i nowoczesne techniki prezentacji.

Daily Scrum (codzienne spotkanie) to codzienne wstępne spotkanie zespołu Scrum ze Scrum Masterem. Trwa ono maksymalnie 15 minut, a w jego trakcie odnotowuje się, co zdołano lub czego nie zdołano osiągnąć poprzedniego dnia oraz jak wygląda nadchodzący dzień pracy. Aby przestrzegać wymaganej zwięzłości, spotkania te odbywają się na stojąco. Doskonałym miejscem spotkań jest w tym przypadku kontuar, a niezbędnym elementem tablica zadań (tzw. taskboard, używana) do przejrzystej prezentacji wykonanych i oczekujących zadań.

Sprint Review (przegląd sprintu) stanowi wstępne podsumowanie zwieńczające sprint. Charakterystyczną cechą tego spotkania jest uzyskiwanie od klienta informacji zwrotnych dotyczących aktualnego stanu produktu/projektu oraz wykorzystanie ich do planowania kolejnego kroku. To maksymalnie godzinne spotkanie na tydzień sprintu powinno odbywać się w odpowiednio reprezentacyjnej sali konferencyjnej, która wywrze na kliencie pozytywne wrażenie i będzie doskonałą wizytówką przedsiębiorstwa. Również w tym przypadku niezbędne są najnowocześniejsze techniki prezentacji i moderacji.

Sprint Retrospektive (retrospektywa) wprawdzie również stanowi podsumowanie ostatniego sprintu, jest jednak wydarzeniem wewnątrzzespołowym dotyczącym sposobu pracy zespołu, które stanowi również okazję do wymiany krytycznych uwag i samorefleksji. To 45-minutowe spotkanie powinno odbywać się w przyjaznym, chronionym otoczeniu, z dala od rzeczywistego miejsca pracy i „oficjalnych“ sal spotkań. Jedną z możliwości są zaaranżowane w holu kąciki do rozmów ze stołami i fotelami bistro.

Poradnik dotyczący zwinnych metodyk pracy w biurze (podejście Agile) wt$

Czy są Państwo gotowi na zwinne biuro? Wyposażenie nowoczesnego przedsiębiorstwa

W zwinnym biurze nie należy lekceważyć kwestii optymalnego połączenia analogowych i cyfrowych pomocy do wizualizacji i prezentacji. Ponieważ wizualizacja i komunikacja stanowią kluczowy czynnik odpowiedzialny za uporządkowany przebieg procesów, klasyczne zestawy z białymi tablicami i flipchartami znów zyskują nowe znaczenie.

Jako tak zwana taskboard, która opiera się na zasadach tablicy Kanban, biała tablica jest prostą pomocą do wizualizacji, na której można opracowywać i przypisywać codzienne zadania lub większe części planu.

W związku z tym tablice te należy udostępnić w widoczny i użyteczny sposób wszędzie tam, gdzie zespoły spotykają się (codziennie) – a zatem nie tylko w sali konferencyjnej lub w danym biurze, lecz również obok kontuaru lub miejsca spotkań.

Oczywiście zwinne biuro funkcjonuje w oparciu o systemy cyfrowe. Plany i dokumentacja opracowywane są wspólnie w narzędziach cyfrowych. Dlatego tak ważna jest technologia mobilna – tablety, notebooki czy smartfony.

Uzupełnieniem tych urządzeń w zwinnym biurze są pomoce do prezentacji i inne produkty, takie jak prezenter stołowy na tablet GO-TO™ lub zestaw Capture APP, który zapewnia doskonałą możliwość digitalizacji analogowych wykresów tworzonych na białych tablicach.

Wyraźny przekaz na przyszłość: lepsze moderowanie oznacza lepsze działanie

Motto zwinnej pracy brzmi: mów mniej, przekaż więcej, zrób więcej. Istotnym elementem zwinnej organizacji są zatem szkolenia z zakresu komunikacji oraz nowa kultura spotkań. Wszystko to wymaga ćwiczeń, zaangażowania i czasu.

Chętnie pomożemy Państwu również w trakcie osobistych rozmów wybrać właściwe wyposażenie do Państwa zwinnego biura. Zachęcamy do kontaktu z nami.

Najpopularniejsze kategorie z niniejszego przewodnika