Wstecz
Poradnik zakupowy Biuro

Wizualizacja w magazynie i na produkcji: metoda Kanban dla większej wydajności

Użytkownik końcowy wie najlepiej, czego potrzebuje do produkcji: tak brzmi podstawowa idea metody Kanban. Ten japoński system sterowania produkcją ma ugruntowaną pozycję w wielu nowoczesnych procesach produkcyjnych i stał się częścią nowoczesnego zwinnego zarządzania. Aby odnosić korzyści związane ze spadkiem kosztów, zwiększeniem wydajności i płynnym przepływem materiałów, wymagana jest przejrzystość, jasna komunikacja i właściwa wizualizacja.

Praca z wykorzystaniem techniki Kanban wt$

Zasada PULL (rzeczywistego zapotrzebowania) w japońskim wydaniu: Kanban w przedsiębiorstwie

W swojej podstawowej formie odnoszącej się do wytwarzania i produkcji Kanban przekształca klasyczne struktury zaopatrzenia i przepływu materiałów. Jeśli zapotrzebowanie na towary zamawiane jest zazwyczaj przez centralny organ planowania i przydzielane poszczególnym miejscom przetwarzania, w przypadku Kanban procesy te uruchamia punkt konsumpcji – zgodnie z zapotrzebowaniem i we właściwym czasie.

Ta zasada rzeczywistego zapotrzebowania (PULL) łączy najważniejsze ośrodki w firmie – zakupy, logistykę, magazyn, produkcję – w idealnej sytuacji tak sprawnie, że zapotrzebowanie na powierzchnię magazynową oraz koszty zaopatrzenia maleją, a jednocześnie uzyskuje się optymalizację czasów przepływu, a cały proces staje się bardziej przejrzysty, elastyczniejszy i skuteczniejszy.

Korzyści wynikające z systemu Kanban sięgają również innych obszarów firmy, takich jak marketing lub procesy HR. Przy czym czynniki Kanban pokrywają się pod wieloma względami z innymi metodami, takimi jak Scrum, które ogółem mieszczą się w zakresie pojęcia Agile. W centrum uwagi zawsze znajdują się następujące aspekty:

  • Dzięki wizualizacji workflow (przepływ pracy) staje się widoczny, a tym samym łatwiej nim sterować
  • Workflow jest podzielony na mniejsze jednostki lub zadania, a tym samym bardziej przejrzysty
  • Workflow nie podlega natychmiastowym zmianom, lecz można go w ramach procesu stopniowo optymalizować


Zasada PULL obowiązuje również w szerszym kontekście metody Kanban: jeden pracownik może jednocześnie opracowywać określoną liczbę zadań. Dopiero jeśli w ramach tej liczby odzyskuje on moce produkcyjne, może uzyskać od zwierzchnika dodatkowe zadania. Co istotne: wykonawca sam odbiera swoje nowe zadania od poprzednika – nie są one przekazywane.

W ten sposób unika się wąskich gardeł, a przy tym można znacznie wyraźniej dostrzec wszelkie potrzeby lub problemy. Z tego punktu widzenia Kanban jest jeszcze bardziej obiecujący w obszarach wytwarzania i produkcji:

  • Mniejsze magazyny buforowe w danym miejscu poboru towaru skracają drogi i zwiększają przejrzystość.
  • Asynchroniczne pobieranie i uzupełnianie zasobów umożliwia optymalizację reakcji na wahania w natężeniu przepływu.
  • Zamawianie zgodnie z zapotrzebowaniem umożliwia elastyczne dopasowanie do zmian w produkcji.
  • Nieutrzymywanie żadnych zapasów, terminowe zamawianie i jasna komunikacja mają decydujące znaczenie.
  • Możliwie najprostsze środki wizualizacji zapewniają czytelność rzeczywistych potrzeb.

Wszystko w zasięgu wzroku: obrazowanie podstawą metody Kanban

O znaczeniu wizualizacji i komunikacji świadczy już sama nazwa tego systemu. Kanban to po japońsku „karta (zamówienia)“, co oznacza centralny nośnik informacji, który towarzyszy przepływowi towaru i uruchamia ten proces. Dziś karta ta ma zazwyczaj wysoce zmechanizowany i cyfrowy charakter, jednak od wprowadzenia tej zasady w koncernie Toyota w 1947 r. jej struktura niemal nie uległa zmianie.

Oprócz kart Kanban decydującą rolę odgrywają również tablice Kanban. Służą one za centralną tablicę informującą o przepływie pracy i zasadniczo mają bardzo prostą strukturę:

  • Trzy kolumny: Zadania (To-Do), W trakcie realizacji (Doing), Zrobione (Done)
  • Każde pojedyncze zadanie to umieszczona w danej kolumnie karta, przekładana następnie zgodnie z postępem prac


Tę podstawową strukturę można łatwo udoskonalić, jednak zawsze opiera się ona na tej samej zasadzie. Dzięki różnej kolorystyce kart lub dokładniejszemu podziałowi środkowej kolumny tablica Kanban może stać się potężnym narzędziem sterującym:

  • Już na pierwszy rzut oka widać na niej aktualny stan przepływu pracy
  • Uwidacznia ona wąskie gardła, odpowiedzialności i/lub moce produkcyjne
  • Zastępuje długie spotkania i czasochłonne wyjaśnienia
  • W miarę zdobywania przez pracowników doświadczenia z metodą Kanban tablica ta staje się coraz bardziej wyrazista
  • Dzięki jasnym opisom zadań pracownicy mogą je samodzielnie rozpocząć/zakończyć


Istotne jest, aby podczas wykorzystania metody Kanban i tablicy do planowania zachować pewien stopień dyscypliny oraz aby prezentowane procesy lub projekty nie stały się zbyt złożone. W obszarze wytwarzania i produkcji opłacalne może być przykładowo stworzenie tablicy Kanban dla poszczególnych kompleksów wytwórczych i ustawienie jej każdorazowo w najlepszej lokalizacji. Oczywiście taka tablica Kanban musi również umożliwiać informację zwrotną, która pozwala na stopniową optymalizację procesów.

Praca z wykorzystaniem techniki Kanban wt$

Narzędzia online vs. tablica Kanban: która z metod wizualizacji jest lepsza?

Wiele popularnych narzędzi online wykorzystywanych w zarządzaniu projektami opiera się na metodzie Kanban oraz stosuje przeniesioną do sieci białą tablicę. Nie umniejsza to jednak znaczenia wersji analogowej – wręcz przeciwnie. Białe tablice lub tablice Kanban są w wielu przypadkach dużo trafniejszym wyborem. Pokazuje to poniższe porównanie obu metod:

Analogowa tablica Kanban

  • dla zespołów na miejscu
  • zawsze widoczna, w zasięgu wzroku
  • szybko dostrzegalne zmiany
  • dostępna przestrzeń ogranicza stopień szczegółowości
  • duży stopień sformalizowania i stosowanie licznych symboli
  • wyłącznie tablica informacyjna
  • bezpośredni przedmiot rozmów podczas spotkań
  • zapis w danej chwili
  • łatwiejsze zarządzanie tablicą

Wirtualna tablica Kanban

  • dla zdecentralizowanych, wirtualnych zespołów
  • widoczna tylko jeśli użytkownik jest online
  • powiadomienia e-mail mogą się szybko zagubić
  • potencjalnie nieskończony podział tablicy
  • możliwość umieszczenia na karcie wielu informacji
  • narzędzie robocze dzięki linkom/odsyłaczom itp.
  • do prezentacji niezbędna jest technika
  • zmiany zrozumiałe za pomocą logów
  • zarządzanie tablicą wymaga harmonijnej współpracy

Z uwagi na powyższe analogowa tablica Kanban sprawdzi się w magazynie lub dziale produkcyjnym, łącząc wizualizację procesu bezpośrednio z „prawdziwą“ realizacją zadań na miejscu. Ponadto ograniczona dostępna przestrzeń to doskonały powód, by dokładniej przemyśleć zadania i odpowiedzialności z punktu widzenia wydajności.

Podobnie jak Scrum również metoda Kanban opiera się na codziennych krótkich spotkaniach, które najlepiej przeprowadzać na stojąco, bezpośrednio przy tablicy. Można wówczas bardzo szybko udzielić odpowiedzi na główne pytania (kto co robi, co czeka na zrobienie, gdzie to odhaczyć), a zmiany na tablicy to szybkie w realizacji zadanie wspólne, które jest rejestrowane przez wszystkich uczestników spotkania.

Z kolei wirtualna tablica jest doskonałym narzędziem w przypadku zadań i procesów, które tak czy inaczej realizowane są w sposób wirtualny – na przykład podczas projektowania nowego wizerunku firmy lub sterowania wszystkimi działaniami online. Potrzeba tu wprawdzie fazy aklimatyzacji i szkolenia użytkowników, jednak gdy metoda ta już się przyjmie, uzyskuje się znaczne zmniejszenie liczby wysyłanych wiadomości e-mail lub zapytań telefonicznych. Ponadto narzędzie online zapewnia archiwum procesu, które można wykorzystać podczas przeglądów i innych działań w ramach podejścia Agile.

W przypadku fizycznej tablicy Kanban nie jest to wprawdzie możliwe w sposób bezpośredni, jednak dzięki postępom technicznym w dziedzinie prezentacji i moderacji nie stanowi to problemu. Za pomocą zestawu Capture APP możliwa jest bowiem digitalizacja zapisów powstałych na analogowych białych tablicach oraz ich dalsza wirtualna obróbka według określonych kryteriów.

Ostatecznie nie można jednak zapominać, że tablice Kanban i inne produkty pomocne w wizualizacji są tylko wsparciem. Istotą wszystkich działań w zwinnej firmie jest właściwa komunikacja i współpraca pracowników, których można oczywiście wspierać odpowiednim wyposażeniem. Podczas wyboru tych produktów nasz personel chętnie udzieli Państwu niezbędnej pomocy.

Najpopularniejsze kategorie z niniejszego przewodnika