Systemy do sortowania i archiwizacji dokumentów: zamiast ciągle szukać, lepiej od razu znajdować.

O tym, czy dotychczasowy system archiwizacji dokumentów się sprawdza, przekonają się Państwo najpóźniej w przypadku kontroli skarbowej lub bilansu rocznego. Jeśli Państwa pracownicy szukają w panice tego czy innego formularza zamówienia, nadszedł czas, by przemyśleć swój system archiwizacji i zamówić w KAISER+KRAFT odpowiednie systemy porządkowania. Również w codziennej organizacji procesów przemyślana logistyka informacji ma decydujące znaczenie, jeśli praca ma przebiegać bez zakłóceń.

Dlaczego tak ważny jest porządek w biurze?

Mimo że nadeszła era cyfryzacji, w biurze nadal wykorzystuje się ogromne ilości papieru – który ani trochę nie stracił na znaczeniu jako nośnik informacji. Papier ten w postaci akt, dokumentów, formularzy zamówienia itp. musi w odpowiednim czasie trafić do odpowiedniego pracownika.

Jeśli tak się nie stanie, zamówienie może się zagubić, gdy odpowiedzialny pracownik nie odnajdzie wszystkich dokumentów. Możliwe jest również dublowanie zadań, gdy dany pracownik nie wie, że określone dokumenty zostały już wystawione.

W istocie systemy porządkowania oparte na zasadzie sortowania stanowią najważniejszy warunek perfekcyjnej organizacji procesów. Każdy pracownik wie, co ma robić. Wszystkie istotne dokumenty znajduje zawsze w tym samym miejscu. Osoby odpowiedzialne mają wgląd w realizowane zadania i zlecenia i mogą według nich opracowywać plany tygodniowe, które z kolei są natychmiast widoczne dla wszystkich zainteresowanych pracowników.

W jakim celu stosuje się poszczególne systemy do sortowania i archiwizacji dokumentów?

W KAISER+KRAFT znajdą Państwo systemy archiwizacji do kategorii produktów Biuro, a także systemy porządkowania do magazynu, warsztatu czy hali produkcyjnej. Systemy te można wykorzystywać w elastyczny sposób w zależności od potrzeb – nawet gdy dane produkty wydają się przynależeć do określonego otoczenia:

Tablice do sortowania i planery warsztatowe służą do planowania i przekazywania informacji w przypadku zadań i zleceń w trakcie realizacji. Przykładowo sortuje się na nich opisy zadań lub listy zamówień według pracownika i dnia tygodnia – porządkując je w ten sposób jednocześnie na kilku płaszczyznach.

Zbiorcze skrzynki na listy zapewniają oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba dostarczać listów ani paczek bezpośrednio do odbiorcy, natomiast stacje porządkowe i sortowania do biura lub warsztatu zapobiegają chaosowi wśród drobnych przedmiotów.

Typowe informacje biurowe w aktach najlepiej porządkować na obrotowych kolumnach na segregatory, które zapewniają również łatwy i bezpośredni dostęp do tych akt.

Jak stworzyć dobrze zorganizowane biuro?

Najpóźniej w trakcie zamawiania w KAISER+KRAFT nowych systemów porządkowania, należy krytycznym okiem spojrzeć na dotychczas stosowany system archiwizacji i zadać sobie pytanie: Czy pracownik X zawsze jest w stanie znaleźć informację Y?

Należy przy tym sprawdzić nie tylko wiedzę ogólną, przykładowo w aktach lub w planach tygodniowych, lecz również spojrzeć na biurka pracowników: Czy są na nich półki do sortowania, które umożliwiają samodzielną organizację własnych zadań?

W wielu biurach systemy sortowania i archiwizacji stanowi dojrzałą strukturę, która jako swoisty know-how przekazywana jest dalej. Problemy pojawiają się wówczas, gdy nastąpi przerwa w przekazie tej wiedzy między starymi a nowymi pracownikami. Dlatego też każdy system archiwizacji z wszystkimi jego przegródkami należy zawsze wyraźnie opisać – a w celu zapewnienia lepszej przejrzystości zastosować dodatkowo kody kolorystyczne dla dokumentów lub określonych oddziałów i pracowników.

Wreszcie istotne jest również sprawdzenie lokalizacji określonych źródeł wiedzy: Czy każdy może pobrać swoją pocztę niezależnie od systemu zmianowego? Czy wszyscy właściwi pracownicy mają dostęp do akt dotyczących zamówień, czy też są zdani na sekretariat? Czy wiedzą oni, gdzie znajdują się artykuły biurowe i mają do nich dostęp?

Na wszystkie te pytania KAISER+KRAFT oferuje odpowiedź w postaci odpowiednich produktów. Jeśli potrzebują Państwo porady w kwestii właściwego wyboru, zachęcamy do kontaktu z nami.

EUROKRAFTpro Systemy do sortowania i archiwizacji dokumentów