Efektywne planowanie i przeprowadzanie inwentaryzacji
Wystarczy, że październik dobiegnie końca, a w wielu supermarketach można już natknąć się na świąteczne ozdoby. Rzadko jednak zdarza się, aby w tym okresie mieć już ochotę na pierniczki i czekoladowych mikołajów. Tymczasem za każdym razem koniec roku przychodzi zadziwiająco szybko. Czy te na pozór przedwczesne dekoracje świąteczne nie są zatem idealnym przykładem doskonałego planowania?
A czy Państwa firma jest dobrze przygotowana na coroczne wyzwania? Zadania, które zawsze pojawiają się na koniec roku, takie jak inwentaryzacja, nie powinny być dla wielu firm większym zaskoczeniem. Mimo to w większości przedsiębiorstw to właśnie czas przed końcem roku jest w sposób szczególny naznaczony presją czasu i stresem. Dlaczego więc w tym roku nie rozpocząć wcześniej przygotowań do regularnej inwentaryzacji?
W tym artykule przedstawimy Państwu kilka przydatnych informacji dotyczących inwentaryzacji. Rozpoczniemy od odpowiedzi na często zadawane w tym temacie pytania.
Czemu służy inwentaryzacja?
Dlaczego przeprowadzanie inwentaryzacji ma sens?
Regularna inwentaryzacja w firmie pomaga w ustaleniu aktualnego „faktycznego stanu zapasów“. Obejmuje ona wszystkie rzeczowe aktywa trwałe (inwentaryzacja drogą spisu z natury), wartości niematerialne i prawne (remanent ksiąg) oraz składniki majątku ruchomego, tj. pojazdy, maszyny i wyposażenie zakładu (inwentaryzacja środków trwałych).
Co najmniej raz w roku, w ustalonym dniu, poprzez inwentaryzację zapewniają Państwo, że ciągła ewidencja przychodów i rozchodów w systemie zarządzania towarami, jak również księgowość w Państwa firmie jest prowadzona prawidłowo.
Podsumowując, regularna inwentaryzacja w Państwa firmie:
- zapewnia podstawę do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego;
- wskazuje na możliwe straty spowodowane kradzieżą lub ubytkiem;
- koryguje ewentualne błędy w księgowości i w systemie zarządzania towarami;
- pozwala zyskać orientację, które towary (pod względem wartości i ilości) znajdują się obecnie w magazynie lub w biurze.
Roczna inwentaryzacja nie służy zatem wyłącznie kontroli przez urząd skarbowy. Inwentaryzacja jest użytecznym narzędziem dla Państwa firmy, umożliwiającym sprawdzenie wewnętrznej księgowości oraz porównanie zapasów teoretycznych i rzeczywistych.
Czy inwentaryzacja jest obowiązkowa?
Urząd skarbowy wymaga przeprowadzania inwentaryzacji, jeśli na danej firmie ciąży obowiązek bilansowy. Jednak nawet w mniejszych firmach, które nie są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych, dobrze jest przeprowadzać dobrowolną inwentaryzację w celu sprawdzenia rzeczywistej sytuacji finansowej.
Rada eksperta: Podczas inwentaryzacji nie należy skupiać się wyłącznie na towarach znajdujących się w magazynie. W spisie należy również uwzględnić produkty kategorii C, tj. artykuły, które nie mają bezpośrednio wpływu na wartość dodaną w Państwa firmie. Chodzi tu na przykład o materiały biurowe lub artykuły do sprzątania.
Czy inwentaryzacja musi być przeprowadzona ostatniego dnia roku?
Zasadniczo inwentaryzacja jest wymagana w różnym czasie: w momencie założenia firmy i zmian personalnych w kierownictwie oraz regularnie na koniec każdego roku obrotowego.
W przypadku większości przedsiębiorstw rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dlatego też termin rocznej inwentaryzacji przypada zazwyczaj na 31 grudnia. Często nie ma możliwości przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji w jeden dzień. W związku z tym różne rodzaje inwentaryzacji umożliwiają inwentaryzację przed dniem bilansowym lub po tym terminie (zob. Rodzaje inwentaryzacji).
Rodzaje inwentaryzacji
Można wykorzystywać różne rodzaje inwentaryzacji. Należy się jednak upewnić, który rodzaj inwentaryzacji jest odpowiedni dla Państwa firmy. W przypadku inwentaryzacji przesuniętych w czasie, należy mieć pewność, że system zarządzania towarami jest skrupulatnie prowadzony. Inwentaryzacji ciągłej nie wolno wykorzystywać do rejestrowania łatwo psujących się towarów.
Pełna inwentaryzacja okresowa
Pełna inwentaryzacja okresowa jest najczęstszym rodzajem inwentaryzacji. Pełna inwentaryzacja przeprowadzana jest wówczas w dniu bilansowym.
Dopuszcza się przesunięcie tej inwentaryzacji w czasie maksymalnie o dziesięć dni przed dniem bilansowym lub po tym dniu. W takim przypadku w celu ustalenia faktycznego stanu na dzień bilansowy należy na podstawie dokumentów wstecznie rozliczyć lub zaktualizować wszelkie zmiany ilości i wartości zapasów, jakie nastąpiły w ciągu tych dni.
Uwaga: W tym przypadku nie chodzi o inwentaryzację wyrywkową (cząstkową), która obejmuje jedynie wybrane składniki majątkowe. O ten rodzaj inwentaryzacji należy oficjalnie wnioskować do urzędu skarbowego i jest on zatwierdzany pod pewnymi warunkami wyłącznie dla bardzo dużych przedsiębiorstw.
Pełna inwentaryzacja ciągła
W przypadku pełnej inwentaryzacji ciągłej spisowi podlegają różne kategorie towarów w różne dni według podziału w ciągu całego roku. Raz w roku, w ustalonym dniu bilansowym, przeprowadza się następnie inwentaryzację drogą spisu z natury wszystkich kategorii towarów, tak aby porównać zapasy teoretyczne i zapasy rzeczywiste. Aby zaoszczędzić zasoby i czas, można wybrać dzień, w którym zapasy magazynowe są niewielkie.
Wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła
Jest to rodzaj inwentaryzacji przesuniętej w czasie. W tym przypadku spis inwentarza może zostać przeprowadzony trzy miesiące przed dniem bilansowym albo dwa miesiące po tym dniu. Decydujące znaczenie ma jednak rzeczywisty stan zapasów na dzień bilansowy. Jego wartość należy odpowiednio zaktualizować lub wstecznie skorygować.
Inwentaryzacja przesunięta w czasie pozwala na większą elastyczność. Zawiera jednak również pewne pułapki, ponieważ wszelkie zmiany w zapasach muszą być przez te miesiące dokładnie dokumentowane, aby możliwa była prawidłowa aktualizacja lub wsteczne rozliczenie.
Uwaga: O tego rodzaju inwentaryzację należy wnioskować z wyprzedzeniem do urzędu skarbowego.
Porady ekspertów
Skuteczne planowanie i przeprowadzanie inwentaryzacji
Poniżej znajdą Państwo kilka praktycznych wskazówek, jak optymalnie zaplanować i przeprowadzić kolejną inwentaryzację:
1. Wybór odpowiedniego czasu
Dzień inwentaryzacji w biurach najlepiej zaplanować w okresie, w którym ruch w firmie jest niewielki.
To samo dotyczy inwentaryzacji w magazynie. Uwaga: Dobry czas na inwentaryzację jest wtedy, gdy w magazynie znajduje się niewiele zapasów.
Rodzaje inwentaryzacji przesuniętej w czasie zapewniają początkowo pewną elastyczność. Nie należy jednak zapominać o zaplanowaniu dodatkowego czasu na ustalenie stanu faktycznego na dzień bilansowy. Im więcej dni pomiędzy dniem inwentaryzacji a dniem bilansowym, tym większy nakład pracy.
2. Zapewnienie odpowiedniej ilości czasu
W zależności od wielkości firmy inwentaryzacja może trwać kilka godzin, cały dzień lub kilka dni. W razie wątpliwości warto zapewnić sobie nieco więcej czasu, aby uniknąć błędów spowodowanych presją czasu.
Wiele firm przeprowadza nawet inwentaryzację poza regularnymi godzinami pracy, aby pracownicy mogli w pełni skoncentrować się na inwentaryzacji.
3. Optymalny podział pracowników
Należy się zastanowić, czy inwentaryzację można przeprowadzić z pomocą własnych pracowników, czy też rozsądniejszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie asystentów ds. inwentaryzacji.
Nawet jeśli dodatkowa pomoc jest kolejną pozycją kosztową, w wielu przypadkach jest to opłacalny wydatek. Doświadczeni asystenci ds. inwentaryzacji zazwyczaj przeprowadzają inwentaryzację sprawnie i niezawodnie, z kolei Państwa pracownicy nie muszą być odrywani od swojej pracy.
Osoby z zewnątrz mogą również w sposób bezstronny spojrzeć na sytuację w Państwa firmie, dzięki czemu łatwiej im dostrzec rozbieżności. Jeśli inwentaryzację przeprowadzają pracownicy Państwa firmy, warto umieścić ich w innym dziale, czyli z dala od ich codziennego środowiska pracy.
Podczas inwentaryzacji idealną sytuacją jest praca w dwuosobowych zespołach. Jeden pracownik spisuje, a drugi robi notatki. W ten sposób minimalizuje się liczbę błędów, a inwentaryzacja przebiega szybciej.
4. Określenie zasad przeprowadzania inwentaryzacji
Jeśli zdecydują się Państwo zatrudnić pracowników pomagających przy inwentaryzacji, zazwyczaj będą oni znali przebieg regularnej procedury. Z kolei własnym pracownikom należy zawsze przypomnieć o obowiązujących zasadach.
Podczas spisu artykułów zaleca się przechodzenie od lewej strony do prawej i od góry do dołu. Po ukończeniu przez zespół spisu na danym obszarze miejsce to należy odpowiednio oznaczyć, aby uniknąć powielania działań. Arkusze inwentaryzacyjne należy wypełniać czytelnie drukowanymi literami. W razie potrzeby należy ustalić wytyczne dotyczące pisowni liczb, tak aby później uniknąć pomyłek.
Lista kontrolna
Optymalny harmonogram inwentaryzacji
Nawet jeśli do dnia bilansowego jest jeszcze dużo czasu, nie należy lekceważyć korzyści płynących z dobrego przygotowania. Poniższa lista kontrolna pomoże Państwu efektywnie zaplanować przebieg kolejnej inwentaryzacji.
1. Kilka miesięcy przed inwentaryzacją
- Ustalenie daty inwentaryzacji
- Określenie ram czasowych inwentaryzacji
- W razie potrzeby zorganizowanie pracowników pomagających przy inwentaryzacji
2. Kilka dni przed inwentaryzacją
- Poinformowanie pracowników o zasadach przeprowadzania i harmonogramie inwentaryzacji oraz przekazanie tych informacji na piśmie
- Przygotowanie pomieszczeń: sprzątanie i czyszczenie w celu ułatwienia pracy
- Podzielenie zakładu na obszary inwentaryzacyjne o tym samym zakresie pracy i oznaczenie ich kolorami
- Wyznaczenie kierownictwa inwentaryzacji i ustanowienie centralnego punktu kontaktowego (koordynacja przebiegu, zapytania, przekazywanie arkuszy inwentaryzacyjnych)
- Podział pracowników na dwuosobowe zespoły
- Przypisanie każdemu zespołowi co najmniej jednego obszaru zadań
- Zapewnienie wystarczającej ilości materiału roboczego: notatniki, materiały piśmiennicze itp.
3. W dniu inwentaryzacji
- Poinstruowanie personelu
- Zapewnienie właściwej inwentaryzacji przez pracowników
- Weryfikacja wszystkich przekazywanych arkuszy inwentaryzacyjnych (czytelność, wypełnienie długopisem, data i podpis danego pracownika)
- Obchód i kontrola wszystkich obszarów podlegających inwentaryzacji
4. Po inwentaryzacji
- Przeksięgowanie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic na właściwe konta
- Złożenie dokumentów do urzędu skarbowego (konieczność przechowywania przez 10 lat)
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt
Jeśli dysponuje się takim harmonogramem, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w tym roku optymalnie zorganizować inwentaryzację. W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt. Chętnie udzielimy bezpłatnej porady.