Pytania i odpowiedzi dotyczące zwinnych metod pracy (agile)
Jak "zwinne" (agile) jest Państwa przedsiębiorstwo?
"Zwinność" (ang. Agility), modne słowo, które już od jakiegoś czasu z pewnością krąży również w Państwa przedsiębiorstwie. Niemal wszyscy o tym mówią, ale nie każdy zawsze wie, co to dokładnie oznacza. I nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ kontekst, w którym to słowo pada, jest ważny dla ogólnego zrozumienia. W natłoku różnych koncepcji dotyczących zwinnych metod pracy można się czasem pogubić.
Aby podejście Agile w Państwa przedsiębiorstwie nie było tylko hasłem marketingowym, ale stosowaną metodyką, pracownicy powinni znać znaczenie, przebieg i metody zwinnej pracy. Dlatego też zebraliśmy najczęściej zadawane pytania i udzieliliśmy na nie odpowiedzi. Być może jest jeszcze coś, co będzie dla Państwa nowością w podejściu Agile.
Czym są metody zwinnej pracy? Co kryje się pod tym pojęciem?
Zwinna współpraca wewnątrz firmy stawia pracę zespołową na pierwszym planie. Klasyczny podział ról między kierownictwem, które ponosi odpowiedzialność, a pracownikiem, który działa, zostaje zniesiony. Motto brzmi teraz: "Pracuj mądrzej, a nie ciężej", ponieważ pracując zwinnie, zespół zawsze bierze na siebie wspólną odpowiedzialność za podejmowane decyzje. Osoby zarządzające mają za zadanie wspierać i wzmacniać zespół.
Wyjaśnienie terminu
Na jakich zasadach opierają się metody zwinnej pracy?
- Klient nasz pan: centralnym punktem wszystkich metod zwinnej pracy jest uzyskanie zadowolenia klienta. Innymi słowy, w centrum uwagi wszystkich metod zwinnej pracy są problemy i oczekiwania zgłaszane przez klienta. Nawiasem mówiąc, w tym kontekście klienci mogą być rozumiani dosłownie lub mogą być nimi wewnętrzni zleceniodawcy, którzy zlecili dane zadanie.
- Proces zwinnej pracy zawsze jest procesem zespołowym. Zespół sam się organizuje, ściśle ze sobą współpracuje i działa na własną odpowiedzialność. Z reguły za optymalny uznaje się zespół złożony z pięciu do ośmiu osób.
- Współpraca nad danym projektem powinna być dobrowolna, tak aby motywacja była i pozostała na wysokim poziomie. Należy zawsze zapewnić wymagane narzędzia, ponieważ brakujące środki i zasoby mogą pomniejszyć sukces. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. W takich sytuacjach należy jednak komunikować i wyjaśniać zaistniałe okoliczności, aby nie frustrować członków zespołu, lecz umacniać ich motywację. Nieodzownym elementem jest zatem przejrzystość działań.
- Członkowie zespołu ustalają konkretne, wymierne cele lub kamienie milowe. Dla zadań, które należy wypełnić, by osiągnąć te cele, określa się odpowiednie priorytety, by następnie krok po kroku je realizować.
- Niezbędnym elementem są regularne spotkania. Aby zachować przejrzystość, należy regularnie kontrolować realizację celów i zależnie od osiągniętego etapu rozpoczynać dalsze działania lub, jeśli to konieczne, przedefiniować kolejne kroki.
- Każdy zespół stosujący podejście Agile samodzielnie kontroluje swoje postępy.
Od kiedy mamy do czynienia z metodami zwinnej pracy?
Można oczywiście stwierdzić, że „od zawsze“, ponieważ przykładowo nawet budowa domu przebiega z zwinny sposób. Z naukowego punktu widzenia pierwsze tezy i dyskusje na temat zwinnej pracy opublikowano jednak w latach 50. i 70. XX w. Tak zwany „Manifest Agile“ ukazał się w 2001 r. Dotyczy on głównie pracy twórców oprogramowania, którzy poszukiwali sposobów na zorganizowanie pracy nad złożonymi projektami z branży IT. Manifest ten był punktem wyjścia dla podstawowych zasad zwinnej pracy.
Dlaczego akurat zwinna praca?
Jakie są zalety metod zwinnej pracy?
- Zwinna praca jest bardzo wydajna
- W ramach zwinnych procesów można szybko reagować na zmiany
- Produkt lub proces podlega stałym ulepszeniom; szybkie bieżące rozwiązania prowadzą do końcowego wyniku
- Wykwalifikowani i zmotywowani pracownicy szybko dostrzegają wyniki swojej pracy, co utrzymuje ich motywację na wysokim poziomie
Uwaga: warunkiem powodzenia tych metod jest promowanie podejścia Agile przez firmę i wprowadzanie go bez przymusu. Rola pracowników jest tu bowiem kluczowa. Innymi słowy, kadra kierownicza musi okazać zaufanie i przekazać kontrolę, a pracownicy muszą przejąć odpowiedzialność i postawić na pracę zespołową.
Jakie są wady metod zwinnej pracy?
- Praca zespołu wykorzystującego podejście Agile z reguły nie koncentruje się na produkcie końcowym ani doświadczeniu użytkownika końcowego. W zależności od tego, jak bardzo złożona jest droga do produktu końcowego, zwinne rozwiązania bieżące mogą nawet zamazać całościowy obraz sytuacji.
- W koncernach zarządzanych w sposób tradycyjny i konserwatywny zasada zwinnej pracy może kolidować z formalnymi standardowymi procesami przedsiębiorstwa. Zwinne działania pracowników rzadko można pogodzić z odgórnymi wytycznymi i stałą kontrolą.
- Niektórzy pracownicy wolą wypełniać wyznaczone odgórnie wytyczne i nie czują się dobrze ze zbyt dużą dawką odpowiedzialności.
Bycie „zwinnym“
Jak wprowadzić w firmie podejście agile?
Wprowadzanie w firmie metod zwinnej pracy to dla wszystkich zainteresowanych proces uczenia się. Dlatego wiele firm decyduje się na doradztwo zewnętrzne. Zwinne struktury organizacyjne wymagają powolnego rozwoju, firma musi się niejako z nimi oswoić. Potrzeba na to czasu, przy czym w pewnym sensie jest to już samo w sobie zwinnym procesem.
W firmie należy przede wszystkim zapewnić jednolite zrozumienie podejścia Agile. Większość dużych przedsiębiorstw podczas wprowadzania zwinnych procesów sięga po pracowników, którzy już w przeszłości dali się poznać jako osoby wychodzące w dużym stopniu z własną inicjatywą i zdolne do przejmowania odpowiedzialności. Tacy pracownicy doskonale nadają się do zespołów Agile.
Początkowo zarówno przedstawiciele działu HR, jak i kadry kierowniczej powinni uczestniczyć w pierwszych spotkaniach zespołu, jako pomocnicy i obserwatorzy, ale w żadnym wypadku nie jako osoby dające wytyczne. Szczególnie dobrą okazją do tego jest tak zwana retrospektywa, zwykle powtarzająca się co dwa lub cztery tygodnie, w trakcie której zespół omawia, co się udało, a co nie przebiegło zbyt pomyślnie.
Co stanowi podstawę zwinnego procesu?
Poniższe trzy elementy są częścią składową każdego zwinnego procesu:
- Regularne spotkania / dailies: tak zwane „stand-up meetings“ (szybkie spotkania na stojąco), które z reguły nie trwają dłużej niż 15 minut, mogą się odbywać codziennie. W zależności od tematyki pracy i potrzeb grupy może to być jednak również cotygodniowe, godzinne spotkanie. W zespole należy omówić, jaki jest wkład każdej z osób w realizację celów i w jaki sposób każda z osób może wesprzeć innych.
- Przejrzystość: na ściance do prezentacji przedstawia się wyraźnie, nad jakim zagadnieniem pracuje każdy z członków zespołu, a także już zrealizowane zagadnienia oraz wciąż otwarte kwestie. Wszelkie problemy utrudniające wykonanie zadania również muszą być zanotowane. W tym celu używa się zazwyczaj tablicy kanban. Tablicę taką można zorganizować samemu za pomocą tablicy do przypinania i samoprzylepnych karteczek, lub też można wykorzystać tablice do planowania.
- Retrospektywa: regularne spotkania, na których podsumowuje się sukcesy i porażki. Należy przeciwdziałać negatywnym aspektom, dlatego też wypracowuje się sposoby naprawy sytuacji, które należy również od razu wdrożyć.
Na czym polega zwinna praca w ramach projektu?
Do wypróbowania metod zwinnej pracy nadają się proste projekty. Dzięki poniższym sposobom działania również Państwa projekty będą bliższe podejściu Agile:
- Krok po kroku: duże projekty należy podzielić na części, zwane również sprintami, których wynik można opublikować i których sukces jest mierzalny. Każdy taki projekt cząstkowy odpowiada zadaniu przedstawionemu na tablicy kanban. Ponadto jeśli określone projekty cząstkowe zostaną uporządkowane w logicznej kolejności, ponieważ jeden stanowi podstawę drugiego, w sposób automatyczny ustala się priorytety dla planu działania lub tzw. mapy drogowej.
Dany projekt cząstkowy może zawierać kolejne pakiety zadań. Dlatego też członkowie projektu często tworzą własne mniejsze tablice kanban, aby odnotowywać postępy w realizacji swoich zadań. - Elastyczność: aby w ramach projektu móc zawsze szybko reagować na zmieniające się wymagania, konkretne planowanie dotyczy zawsze tylko kolejnego, a w niektórych przypadkach również jeszcze następnego projektu cząstkowego. Wszystko, co ma nastąpić później, jest wprawdzie z grubsza rejestrowane, ale jeszcze bez wchodzenia w szczegóły.
- Zmiana perspektywy: wszystko, co jest planowane i realizowane w ramach projektu i projektu cząstkowego, skupia się wokół klienta lub użytkownika. Na wstępnie zawsze należy zadawać sobie pytania w rodzaju: „Jak mogę pomóc mojemu klientowi, aby...“. W ten sposób nikt nie straci z oczu sensu ani celu danego projektu.
Zwinne metody
Czym są zwinne ramy zarządzania?
Zwinne ramy zarządzania tworzy się wówczas, gdy ma się pewność, że chce się we własnej firmie wprowadzić procesy zwinnej pracy. Innymi słowy, tworzenie tych ram poprzedzone jest zawsze wprowadzeniem zwinnych metod z udziałem grup pilotażowych. Dzięki swojemu doświadczeniu grupy te mogą następnie pomóc w tworzeniu ram dla danej firmy. Zasadniczo istnieją dwie metody, przy czym najczęściej obie są wykorzystywane: Scrum i Kanban. Wraz z grupami pilotażowymi należy zatem ustalić, które ramy postępowania i w jakich przypadkach będą optymalnym wyborem.
W branży tworzenia oprogramowania istnieje wiele dodatkowych metod, które mają zastosowanie konkretnie do tej dziedziny. Nieco mniejsza jest ich przydatność w innych obszarach, jak marketing lub zarządzanie produktem czy treścią.
Co kryje się pod pojęciem technika Scrum?
Słowo „scrum“ można przetłumaczyć na polski jako tłok, ścisk. I ma to sens, ponieważ metoda Scrum opiera się na założeniu, że zasadniczo projekty są przeważnie tak złożone, a zatem tak wiele się dzieje, że ciężko jest od samego początku dysponować kompleksowym planem projektu. Dlatego też w metodzie Scrum sposobem na ten tłok i ścisk jest mały zespół ludzi, którzy intensywnie ze sobą współpracują. Polega to na tym, by cząstkowe zadania w ramach projektu realizować stopniowo jedne w oparciu o drugie (podejście przyrostowe), powtarzać je (podejście iteracyjne) oraz bazować na zdobytych w ten sposób doświadczeniach (podejście empiryczne).
Metoda Scrum opiera się na trzech podstawowych zasadach: przejrzystość, kontrola i dopasowanie. Oznacza to, że wszyscy są zawsze informowani o stanie projektu, w tym o ewentualnych problemach, które mogą wstrzymać postępy. Regularnie przeprowadza się kontrole, czy zaplanowane działania nadal mają sens. Ponadto w określonych przypadkach plan rozwoju dopasowuje się do nowych wymogów.
W metodzie Scrum duży projekt składa się z wielu projektów cząstkowych. W ramach takiego projektu cząstkowego zespół wykonawczy wypełnia określone zadania w ściśle określonym czasie, tzw. sprincie lub przebiegu.
Aby w ramach procesu Scrum móc zapewnić przestrzeganie zgodnych z regułami procedur, w zespole Scrum obowiązują ściśle określone role.
Jakie role obowiązują w ramach klasycznego projektu Scrum?
W branży tworzenia oprogramowania istnieje pięć typowych ról, których obsadzenie jest konieczne dla sukcesu zwinnego projektu:
- Scrum Master: jest niejako stróżem zwinnych ram postępowania. Jednocześnie jest również osobą kontaktową dla swojego zespołu. Scrum Master zna tło i kontekst projektu, doradza zespołowi, a także próbuje utrzymać go z dala od niepotrzebnych ingerencji z zewnątrz. Jego najważniejszym partnerem sparingowym jest Właściciel Produktu (Product Owner). Razem ustalają zadania w ramach projektu cząstkowego.
- Product Owner (Właściciel Produktu):: ustala dla zespołu projektowego cele projektów cząstkowych w tzw. sprintach. Musi przy tym dopilnować, aby wszyscy uczestnicy rozumieli wymagania. Ponieważ ponosi on odpowiedzialność za projekt, przygotowuje również poszczególne pakiety zadań w ramach projektu cząstkowego. Oznacza to, że Właściciel Produktu ustala, które zadanie jest najważniejsze, a które można wykonać później.
- Specjalista w danej tematyce (Subject Matter Expert): osoba, która ma wiedzę w określonej tematyce. Ponieważ jednak nie zawsze jedna osoba wie wszystko, a wiele osób dysponuje wiedzą w różnych dziedzinach, w zwinnym zarządzaniu projektami mowa jest również o tzw. grupie specjalistów w danej tematyce (Subject Matter Group). Członkowie tej grupy to głównie osoby, które przedstawiają wymagania Właścicielowi Produktu, który następnie je przyjmuje, omawia z zespołem wdrażającym i nadaje im priorytety.
- Business Owner: jest to osoba, dzięki której projekt w ogóle jest możliwy. Jest to tzw. „główny sponsor“. Odpowiedzialność przekazuje on jednak Właścicielowi Produktu, który z kolei musi się zwracać do Business Ownera, jeśli potrzebuje dalszego wsparcia – głównie o charakterze finansowym.
- Zespół Deweloperski: ludzie, którzy rzeczywiście pracują nad projektem. Realizują oni wymogi zgodnie z priorytetami ustalonymi uprzednio przez Właściciela Produktu.
Co oznacza Kanban?
Dzięki metodzie Kanban wymagania stawiane zespołowi projektowemu mogą stać się widoczne, można ustalić ich hierarchię ważności oraz przedstawić postępy z ich realizacji. Każde zadanie zapisywane jest na jednej karcie.
Przebieg:
Na początku wszystkie karty trafiają do jednej kolumny: jest to tzw. Backlog (kolejka) lub lista zadań, którym dopiero w kolejnym kroku trzeba przypisać priorytety.
W kolumnie obok należy uporządkować tylko wymagania, którym nadano priorytet i które trzeba spełnić jako pierwsze. Można je nazwać „do opracowania“.
Każdy pracownik w zespole otrzymuje jedno z tych zadań. Zazwyczaj poszczególni członkowie zespołu sami decydują, które zadania przejmą.
Kiedy zadanie jest ukończone, karta trafia z kolumny „do opracowania“ do kolejnej kolumny „zrobione“.
Jeśli w kolumnie „do opracowania“ pozostaje zbyt wiele kart, wszyscy to widzą, dzięki czemu można natychmiast interweniować i opracować rozwiązania niezbędne do realizacji zadań.
Każdy projekt składa się zasadniczo z pojedynczych zadań lub pakietów zadań. Dlatego też metoda Kanban może być wykorzystywana przy wszystkich projektach, a także łączona z innymi metodami.
Jaka jest róźnica między metodami Scrum i Kanban?
Zasadniczo obie metody opierają się na podobnych procesach. Scrum jest jednak w większym stopniu uregulowany. Innymi słowy, procesy mają bardziej zobowiązujący charakter. Role przydzielone członkom zespołu wprowadzają większą odpowiedzialność, a ustalone terminy nie podlegają negocjacji. Kanban jest natomiast nieco swobodniejszą metodą, w której chodzi bardziej o zapewnienie przejrzystości. Czasami zadanie może przejść niewykonane na kolejny tydzień bez konieczności ponownego ustalania priorytetów. W porównaniu z metodą Scrum Kanban jest zatem bardziej informacyjny, ale i nieco bardziej „niezorganizowany“.
Wskazówka: w wielu przedsiębiorstwach często wykorzystuje się metody będące połączeniem Scrum i Kanban. Rozwijają się one automatycznie ze zwinnych działań roboczych. Zdołano już nawet ukuć pojęcie dla tej formy pracy: Scrumban.