Jak wybrać odpowiednią niszczarkę dokumentów?
Cięte elementy, wydajność cięcia, klasa ochrony, poziom bezpieczeństwa, pojemność wychwytowa… stojąc przed wyborem właściwej niszczarki dokumentów szeroka oferta urządzeń z najróżniejszymi funkcjami i cechami potrafi wprowadzić niemałe zamieszanie. Akta aktom nierówne, ochrona danych widniała zaś na liście priorytetów większości przedsiębiorstw na długo przed wdrożeniem ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (RODO).
Na szczęście istniejemy my! Zaprojektowaliśmy rozwiązanie, które z pewnością uspokoi nerwy. Z jednej strony opiera się ono na naszych pytaniach & odpowiedziach dot. wdrażania RODO, w których zawarte są również porady i dodatkowe informacje. Z drugiej zaś strony opiera się ono na niniejszym poradniku zakupów, w którym objaśniliśmy trzy najważniejsze kryteria – i jeszcze kilka dodatkowych – istotnych dla wyboru niszczarki dokumentów: 1) otoczenie robocze, 2) klasy ochrony i poziomy bezpieczeństwa oraz 3) wydajność. Zaczynamy!
1. W jakim otoczeniu roboczym będzie stosowana niszczarka dokumentów?
Zacznijmy od czegoś łatwego: od pojemności wychwytowej. Parametr ten definiuje ilość pasków papieru i cząstek, jaką jest w stanie pomieścić niszczarka dokumentów przed koniecznością jej opróżnienia. Im więcej osób korzysta z niszczarki dokumentów, tym wyższa musi być jej pojemność – no chyba, że chcą Państwo wysłuchiwać regularnych utyskiwań swoich kolegów i koleżanek z biura, niezadowolonych z wiecznie przepełnionej niszczarki. Poniżej przedstawiliśmy zestawienie najczęstszych sytuacji.
Biuro
- Dla 1 – 3 osób
- Pojemność wychwytowa do 25 l
- Użytkowanie bezpośrednio na stanowisku pracy, do małych biur lub do użytku prywatnego
- Sporadyczny użytek
Dział
- Dla 4 – 8 osób
- Pojemność wychwytowa do 85 l
- Regularny użytek
Duże biuro
- Dla 9 i więcej osób
- Pojemność wychwytowa od 86 l
- Dla dużych biur lub całego piętra
- Intensywne użytkowanie
Przemysł
- Pojemność wychwytowa 290 l
- Również do niszczenia cyfrowych nośników danych
- Intensywne użytkowanie
2. Jak bardzo poufne są dokumenty, które mają być niszczone?
Pojęcia klas ochrony i poziomów bezpieczeństwa brzmią niezwykle skomplikowanie. Zasadniczo nie kryje się za nimi nic trudnego, w szczególności jeśli zrozumiemy, że chodzi wyłącznie o poufność niszczonych dokumentów. Lub upraszczając: dla nieistotnych dokumentów wystarczy model początkowy, podczas gdy dla najnowszych, tajnych danych zarządu, dotyczących obrotów wypadałoby zaopatrzyć się w wersję profesjonalną…
2.1 Klasy ochrony
Klasa ochrony 1: normalna ochrona danych wewnętrznych
Dla danych, przeznaczonych i dostępnych dla większych grup. Nieautoryzowane ujawnienie tego typu danych miałoby niewielkie negatywne skutki dla przedsiębiorstwa. Należy zagwarantować ochronę danych osobowych. Przykłady: korespondencja bez znaczenia dla know-how, katalogi, przesyłki reklamowe, notatki ...
Klasa ochrony 2: wysokie zapotrzebowanie na ochronę danych poufnych
Dla danych, ograniczonych do ścisłej grupy osób. Nieautoryzowane przekazanie danych miałoby poważne skutki dla przedsiębiorstwa i mogłoby naruszać zobowiązania wynikające z umów lub z ustaw. Ochrona danych osobowych musi sprostać surowym wymogom. Przykłady: korespondencja ze znaczeniem dla know-how jak oferty, zapytania, notatki, ogłoszenia, dane osobowe ...
Klasa ochrony 3: bardzo wysokie zapotrzebowanie na ochronę ściśle poufnych i tajnych danych
Dla danych, ograniczających się do małego, imiennie określonego grona osób posiadających prawa dostępu. Nieautoryzowane przekazanie danych miałoby bardzo poważne skutki, niebezpieczne dla dalszej egzystencji przedsiębiorstwa i mogłoby naruszyć tajemnicę firmy, postanowienia umów i ustaw. Ochrona danych osobowych musi być w pełni zagwarantowana. Przykłady: dokumentacja kierownictwa przedsiębiorstwa, dokumentacja badawczo-rozwojowa, dane finansowe, dane kodowane …
2.2 Poziomy bezpieczeństwa
Poziomy bezpieczeństwa niszczarek dokumentów zorientowane są głównie wg rodzajów cięcia. W tym przypadku obowiązuje: im mniejsza szerokość cięcia lub wielkość cząstek, tym wyższy poziom bezpieczeństwa.
Cięcie w paski
- Tnie dokumenty w zwykłe paski.
- Najczęściej stosowane w urządzeniach początkowych.
- Maksymalny uzyskiwany poziom bezpieczeństwa: 2.
Cięcie na krzyż
- Z reguły spełnia wymogi poziomu bezpieczeństwa 3.
- Dzięki niemu wrażliwe dane stają się nieczytelne.
Cięcie na kawałki
- Spełnia wymogi poziomu bezpieczeństwa 4 i wyżej (cięcie na mikrocząstki).
- Najlepszy wybór pod względem uzyskania nieczytelności wrażliwych danych.
Poziom bezpieczeństwa P-1
- Ogólne dane
- Możliwość łatwego odtworzenia dokumentu
Poziom bezpieczeństwa P-2
- Wewnętrzne dane
- Możliwość odtworzenia dokumentu z zastosowaniem szczególnych nakładów
Poziom bezpieczeństwa P-3
- Wrażliwe dane
- Możliwość odtworzenia dokumentu z zastosowaniem znacznych nakładów
Poziom bezpieczeństwa P-4
- Bardzo wrażliwe dane
- Możliwość odtworzenia dokumentu z zastosowaniem nadzwyczajnych nakładów
Poziom bezpieczeństwa P-5
- Utajnione dane
- Możliwość odtworzenia dokumentu z zastosowaniem wątpliwych metod
Poziom bezpieczeństwa P-6
- Utajnione dane o najwyższym poziomie zabezpieczeń
- Techniczny brak możliwości odtworzenia dokumentu
Poziom bezpieczeństwa P-7
- Ściśle poufne dane o najwyższym poziomie zabezpieczeń
- Odtworzenie dokumentu wykluczone
Ważne wskazówki
W przypadku, gdy dane przypisane są wielu poziomom bezpieczeństwa, zalecany jest ich rozdział podczas niszczenia wg tych poziomów. Jeżeli nie jest to możliwe, niszczenie przeprowadzane jest zasadniczo zgodnie z wytycznymi dla wyższego poziomu bezpieczeństwa, pozwalające na zminimalizowanie ryzyka niewystarczającego zniszczenia. Lub prościej: w razie wątpliwości zawsze wybieramy wyższą klasę ochrony i wyższy poziom bezpieczeństwa!
Wyłącznie niszczarki dokumentów tnące na kawałki o poziomie bezpieczeństwa 4 i wyższym spełniają kryteria RODO, odnoszące się do niszczenia danych osobowych. Więcej informacji znajdą Państwo w naszych pytaniach & odpowiedziach dot. wdrażania RODO.
2.3 Przyporządkowanie klas ochrony do poziomów bezpieczeństwa
Przypisanie klas ochrony do poziomów bezpieczeństwa następuje zgodnie z poniższą tabelą:
- Klasa ochrony 1: poziom bezpieczeństwa 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
- Klasa ochrony 2: poziom bezpieczeństwa 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
- Klasa ochrony 3: poziom bezpieczeństwa 4, 5, 6, 7
(*) Kombinacja bez zastosowania dla danych osobowych.
(**) Wyższy poziom bezpieczeństwa w lepszym stopniu pokrywa się z klasą zabezpieczenia.
3. Jaką wydajność powinna mieć niszczarka dokumentów?
Na koniec jeszcze coś łatwego: obok pojemności wychwytowej i wielkości ciętych cząstek niszczarki dokumentów kategoryzowane są również wg ilości równocześnie rozdrabnianych arkuszy. Dane dotyczą wówczas zwykle papieru w formacie DIN A4 80 g/m². W naszym asortymencie znajdują się modele, tnące od czterech do 60 arkuszy na raz. Wystarczy zatem ustalić średnią ilość dokumentów wymagających niszczenia, generowanych w Państwa biurze – oraz ile czasu w ciągu dnia planują Państwo spędzić na niszczeniu tychże dokumentów …
Wyszukiwarka produktów - znajdź odpowiednią niszczarkę
Teraz, kiedy wiedzą Państwo wszystko o najważniejszych kryteriach istotnych przy wyborze niszczarki dokumentów, następny krok to wyłącznie formalność: wystarczy kliknąć na naszą wyszukiwarkę produktów, odpowiedzieć na trzy krótkie pytania, dotyczące wymienionych zakresów – i gotowe. Nasz asortyment niszczarek dokumentów został posortowany w taki sposób, aby do wszystkich możliwych kombinacji odpowiedzi zaprezentowane zostały pasujące modele. Wygoda przede wszystkim!
Pozostałe funkcje i kryteria wyboru
Klasyfikacja materiałów i rodzajów nośników danych
Jasne jest, że niszczarka dokumentów służy do rozdrabniania i niszczenia papieru. Oprócz tego służy do rozdrabniania kilku innych materiałów, ujętych w zestawieniu poniżej. Każda klasa materiałów oznaczona została skrótem, towarzyszącym poziomowi bezpieczeństwa – np. P4 lub O3. Dzięki takiemu połączeniu podczas wyboru właściwego urządzenia z łatwością rozpoznają Państwo, do jakich zastosowań przystosowany jest dany model.
- P Produkty z papieru
- F Informacje w zmniejszonej formie jak filmy, mikrofiszki itp.
- O Optyczne nośniki danych jak płyty CD, DVD i Blu-ray itp.
- T Magnetyczne nośniki danych jak dyskietki, dowody osobiste, taśmy magnetyczne i kasety itp.
- H Twarde dyski z magnetycznymi nośnikami danych, laptopy i dyski zewnętrzne
- E Elektroniczne nośniki danych jak karty pamięci, dyski i telefony komórkowe
Wskazówka: w naszym asortymencie niszczarek dokumentów wystarczy zawęzić kryteria filtrowania po lewej, ustawiając w filtrach „Cięte elementy“ np. „Karty kredytowe“ lub „Płyty CD / płyty DVD“.
Automatyczny podajnik papieru
Niektóre z naszych niszczarek dokumentów są naprawdę bardzo pracowite. Niszczą papier, bez większego angażowania Państwa w ten proces. Wystarczy wcisnąć przycisk. Cały materiał przeznaczony do niszczenia wsuwamy do niszczarki, wciskamy przycisk start … gotowe. Urządzenie samodzielnie wciąga kolejne partie dokumentów i niszczy je – a Państwo mają czas na realizację ważniejszych zadań.
Dodatkowe funkcje jak wykrywanie metalu czy zabezpieczenie przed przegrzaniem
Niektóre niszczarki dokumentów posiadają specjalne, dodatkowe funkcje, czyniące ich eksploatację jeszcze wygodniejszą. Należy do nich np. zewnętrzna, automatyczna olejarka, utrzymująca walce tnące rozdrabniacza w właściwym stanie technicznym, co pozwala na utrzymanie wysokiej wydajności cięcia, oraz mechanizm tnący OMDD, pozwalający na bezproblemowe rozdrobnienie nośników takich jak płyty CD/DVD, karty klienta i karty kredytowe oraz dyskietki na najdrobniejsze cząstki (2 x 2 mm). Przydatną opcją jest również automatyczne zabezpieczenie przed przegrzaniem, szczególnie gdy niszczarka dokumentów znajduje się w częstym zastosowaniu – w końcu nie wszystkie modele nadają się do stosowania ciągłego. Wysokiej jakości urządzenia wyposażone w tę funkcję z reguły informują o ilości dokumentów, które mogą zostać zniszczone lub o czasie pozostałym do schłodzenia się urządzenia, tak aby zagwarantować jego bezproblemową eksploatację.
Bardzo praktyczne jest również wykrywanie metalu – np. w przypadku, gdy przeoczyliśmy zszywkę, urządzenie wyświetla odpowiedni komunikat i przerwie pracę do czasu usunięcia metalowej części.
