Środowisko pracy i produktywność
3 sprawdzone strategie organizacji pracy i zwiększania produktywności
Bezproduktywna praca ma wiele twarzy: na spotkaniach widać brak motywacji zespołu, niektórzy pracownicy są dość często nieobecni albo generalnie jakość ich pracy pozostawia wiele do życzenia. Wymieniać można tu bez końca. Z pewnością i Państwu przychodzą do głowy przykłady z własnego podwórka.
Niejednokrotnie słychać wtedy podpowiedzi typu: „Postawmy na współdziałanie!”, czy też: „Poprawmy komunikację!”. Ale w jaki sposób można opracować na tej podstawie konkretne i praktyczne strategie mające na celu zwiększenie produktywności?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przyjrzeć się bliżej czynnikom, które mają istotny wpływ na produktywność pracowników firmy:
Stanowisko pracy
Organizacja i jakość fizycznego środowiska pracy mogą obniżać lub zwiększać produktywność zespołu.
Przebieg procesów roboczych
Zoptymalizowane procesy robocze w firmie zwiększają wydajność, zapewniają lepszą transparentność oraz ułatwiają współpracę w obrębie zespołu – krótko mówiąc, wzrasta produktywność.
Atmosfera w pracy
Dobra kultura przedsiębiorstwa ma wpływ na mentalność pracowników oraz na ich wzajemne relacje, a także na jakość i produktywność prac wykonywanych w firmie.
Pozytywne zmiany w wymienionych obszarach mogą pomóc w zwiększeniu zaangażowania pracowników oraz wydajności zespołu i w efekcie przyczynić się także do ograniczenia absencji. W niniejszym artykule prezentujemy dla każdego z tych obszarów strategię popartą konkretnymi propozycjami optymalizacji, dzięki którym można uzyskać wsparcie we wdrażaniu nowych działań związanych z podnoszeniem produktywności lub wzbogacaniem rozwiązań stosowanych do tej pory w firmie.
1. Przyjemne środowisko pracy sprzyjające zwiększaniu produktywności
Zacznijmy od podstaw, czyli od tego, jak wygląda bezpośrednie otoczenie Państwa pracowników. Jaki wpływ na produktywność zespołu ma hałas, światło lub jakość powietrza? Czy wyposażenie przestrzeni zachęca do kreatywnych i produktywnych działań?
- Niewystarczająca ilość światła, zła jakość powietrza i wysoka temperatura w miejscu pracy oraz hałas generowany w pomieszczeniach produkcyjnych lub magazynowych mogą nie tylko być uciążliwe, lecz w niektórych przypadkach mogą stanowić zagrożenie dla zdrowia.
Najlepszym rozwiązaniem jest wsłuchanie się w głos pracowników, którzy uskarżają się na warunki pracy. Nawet pozornie błahe odgłosy, takie jak często dzwoniące telefony, mogą na dłuższą metę powodować zaburzenia koncentracji i mieć negatywny wpływ na produktywność. - Otwarta struktura strefy roboczej z zespołowymi biurkami roboczymi przyczynia się do poprawy kreatywności oraz zwiększa produktywność. Nie chcą lub nie mogą Państwo zmienić całkowicie wyposażenia swojego biura?
Pod uwagę można wziąć na przykład wyposażenie jednego z pomieszczeń w sprzęt przeznaczony specjalnie do realizacji interaktywnych metod pomagających w podejmowaniu decyzji lub wymyślaniu rozwiązań i wstawienie tam wygodnych mebli do siedzenia. - Weźmy pod lupę ład i porządek w miejscu pracy: uporządkowane stanowisko bez zalegających segregatorów, stosów kartonów czy okruchów w klawiaturze pomaga pracownikom w lepszej koncentracji.
2. Wydajne procesy robocze bez nadmiernego obciążenia
Procesy organizacyjne w firmie mają wpływ na wydajność pracowników: im bardziej przejrzyste są procesy i im lepiej są one poukładane, tym większa wydajność i produktywność zespołu roboczego.
- Możliwość poprawy procesów roboczych w firmie: jednolite struktury segregatorów ułatwiają wyszukiwanie dokumentów niezależnie od działu. Natomiast standardowe formularze i procesy zatwierdzania zapewniają płynną i szybką realizację codziennych zadań.
- Wiele z zadań realizowanych przez kadrę zarządzającą działami handlowymi lub przez pracowników działów księgowości można uprościć, stosując narzędzia online i zautomatyzowane rozwiązania, takie jak na przykład system zaopatrzenia. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i zasoby oraz odciążyć pracowników.
- Poza tym można uprościć powtarzające się szkolenia, które za każdym razem pochłaniają duże koszty: dobrym rozwiązaniem są tu podręczniki lub standardowe programy szkoleń, które umożliwiają wdrażanie nowych pracowników lub realizację szkoleń BHP.
3. Pozytywna i otwarta kultura przedsiębiorstwa
Produktywność, zaangażowanie oraz motywacja to pojęcia ściśle ze sobą powiązane i wzajemnie się uzupełniające. Nasz ostatni temat „Atmosfera w pracy” to najprawdopodobniej najbardziej kompleksowe i jednocześnie jedno z najważniejszych zagadnień, które ma decydujące znaczenie, jeśli chodzi o zwiększanie produktywności.
- Work-Life-Balance oraz prawo do współdecydowania w ustalaniu godzin pracy zwiększają motywację, a co za tym idzie – produktywność. Pracownicy powinni mieć możliwość elastycznego tworzenia swojego grafiku.
Na niektóre dni należy proponować pracę zdalną lub zapewniać zespołowi większe pole manewru, jeśli chodzi o przerwy obiadowe: jeśli ktoś chce na przykład mieć w jeden dzień tygodnia dłuższą przerwę, może ją w kolejny dzień mieć krótszą. - Dobra komunikacja to bardzo szerokie zagadnienie. W ramach podstawowych wskazówek chcielibyśmy w tym miejscu przekazać jedną radę: z myślą o dobrej wymianie informacji w regularnych odstępach czasu należy wygospodarować nieco czasu i przestrzeni na omawianie pozornie nieistotnych tematów z codziennego życia biura.
Pozytywna komunikacja na spotkaniach to podstawa: koniec z wzajemnym obwinianiem się i rozgrzebywaniem starych problemów z przeszłości – lepszą opcją są konstruktywne propozycje optymalizacji z myślą o przyszłości. - Kwestia zdrowia pracowników nie ogranicza się wyłącznie do wymienionych powyżej czynników fizycznych, lecz odnosi się również do aspektów mentalnych, takich jak poziom stresu. Jest do dość skomplikowana kwestia: zarówno zbyt duża, jak i zbyt mała dawka stresu może się przyczyniać do obniżania produktywności danej osoby. W tym względzie powinno się zatem bardzo dobrze znać swój zespół: kto od długiego czasu wykonuje te same zadania i potrzebowałby dodatkowej motywacji w postaci krótszego deadline’u? A kto pracuje względnie krótko w firmie, musi się jeszcze dużo uczyć i potrzebowałby raczej trochę oddechu?
Wszystko pod kontrolą: zwiększanie produktywności to nieustający proces
Odpowiednie włączanie pracowników w procesy, skuteczna organizacja stanowiska pracy i zwiększanie produktywności to działania, których wdrażanie przebiega bardzo wolno. Nie można pozwolić, aby tak duża liczba potencjalnych (i często niezbędnych) zadań nas deprymowała.
Zaleca się, aby w pierwszej kolejności określić cele, które dadzą się zrealizować w najprostszy sposób. Następnie należy ustalić deadline’y dla trudniejszych obszarów i zastanowić się, jakie działania krótkotrwałe chcemy wdrożyć krok po kroku, by w długiej perspektywie móc osiągać bardziej złożone cele.
Zachęcamy do kontaktu!
Jeśli mają Państwo pytania, oferujemy fachowe doradztwo.